Cách xử lý thanh toán phí công tác

Trong kế toán, việc tạm ứng kinh phí cho nhân viên trong quá trình đi công tác cũng thuộc lĩnh vực kê khai của nhân viên kế toán. Vậy những bước nào nên thực hiện có liên quan đến công việc hạch toán tiền tạm ứng đi công tác.
>>> công ty dịch vụ kế toán uy tín




Hồ sơ tạm ứng ban đầu gồm những gì?


- Đề xuất đi công tác

- Tính toán chi phí cho đoàn công tác

- Quyết định của giám đốc điều hành đi công tác

- Lịch trình của toàn bộ chuyến công tác

- Phiếu báo giá vé máy bay cùng hồ sơ đặt chỗ của sân bay (đối với một vài người được thanh toán vé máy bay)

- Giấy mời liên quan tới chi phí tài chính (nếu có)


- Đơn vị xác định kế hoạch đi công tác: địa điểm công tác, nơi đi, nơi đến, khoảng thời gian công tác.


- Đơn đề nghị tạm ứng tiền việc công tác trình lên ban ngành có thẩm quyền phê duyệt ngay sau khi được trưởng bộ phận cùng ban giám đốc phê chuẩn đã ghi đầy đủ khoản kinh phí tạm ứng, nội dung cần tạm ứng, thời điểm hoàn ứng lại cho doanh nghiệp.


- Sau khi đơn đã được phê duyệt, văn phòng tài chính – kế toán có nghĩa vụ lập phiếu chi tiền bao gồm cả chữ kí cùng họ tên đầy đủ của người đề nghị thanh toán, thủ quỹ, nhân viên được ứng trước.


Thủ tục thanh toán sau khi đi công tác về


- Giấy đề nghị thanh toán theo mẫu 05 – TT.

- Phiếu chi tiền nếu như là tiền mặt, Ủy nhiệm chi nếu như đó là tiền chuyển khoản.


- Bảng thống kê cụ thể, rõ ràng từng khoản phí.


- Quyết đinh cử đi công tác của ban giám đốc, cán bộ điều hành trực tiếp.


- Bảng quyết toán công tác phí hoàn thành cùng với hóa đơn tài chính hợp pháp thanh toán tiền ăn, ở, kinh phí đi lại (vé tàu, cầu phà, đường,... ), cước hành lý (nếu có).


- Bản gốc đi cùng với bản sao hóa đơn tài chính.


Khi mà một số khoản kinh phí trên quá khoảng cho phép của công tác phí thì cần phải căn cứ vào tình hình thực tế và chứng từ hợp lý, công ty, xí nghiệp sẽ trả thêm cho đoàn đi công tác. Còn khi mà khoản chi phí nhỏ hơn dự toán công tác phí thì nhân viên đi công tác buộc phải hoàn nhập lại quỹ hoặc là trừ vào lương.

Bạn cần lưu ý rằng: quá trình thanh toán phí đi công tác buộc phải tuân thủ theo luật của nhà nước và TCT. Chứng từ thanh toán bằng tiếng nước ngoài phải được phiên dịch sang tiếng việt có đi cùng với bản gốc.


Giả sử như cán bộ công tác ở khách sạn nên cần có booking xác nhận đặt phòng, với việc đi lại với phương tiện máy bay nên cần có vé máy bay điện tử cũng có thể là thẻ lên máy bay cùng chứng từ thanh toán của hãng có hành khách tham gia vào quá trình vận chuyển.

Xem thêm : giá dịch vụ kế toán thuế trọn gói